Si trabajas en una empresa que apuesta por la automatización y las metodologías ágiles como modelo de gestión debes conocer qué es un ERP.
Y si aún no has considerado estas prácticas para tu organización, te recomendamos hacerlo. Estamos seguros de que el sistema ERP se convertirá en el pilar más importante sobre el que descansará tu negocio.
¿Qué es ERP?
En primer lugar, ¿qué significa ERP? Son las siglas de Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales.
Es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que permiten automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos de empresa.
Para facilitar y centralizar la información de todas las áreas que la componen: producción, compras, logística, recursos humanos, finanzas, marketing, servicios, proyectos, atención al cliente y todo lo que surja sobre la marcha.
En teoría suena muy bien, ¿no crees?, pero en la práctica es aún mejor, pues los softwares ERP significan un salto enorme respecto a la forma manual en la que se suelen o se solían hacer determinadas tareas.
Características de un sistema ERP
Un atractivo que hace muy popular el sistema ERP es la posibilidad de implementar aquellas funcionalidades que necesita la compañía sin limitar el crecimiento o necesidades futuras, asegurando desde el inicio la inversión.
La premisa básica y cardinal de un ERP es centralizar y unificar los datos originarios de las distintas áreas de la empresa, evitando su duplicidad y facilitando la fluidez de la información, algo así como un todo en uno.
Muy cómodo y eficiente, ¿cierto?, pero las características van más allá.
- Optimización de los procesos de gestión: la coherencia, homogeneidad de los datos e interacción entre las distintas áreas de la empresa desde una única herramienta, permite mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización.
- Mejora el proceso de toma de decisiones: la centralización de la información, aumento de su calidad y disponibilidad en tiempo real, agilizan y mejoran extraordinariamente los tiempos de respuesta.
- Seguridad de datos: todos los datos de la empresa se encuentran en un único contenedor (base de datos) y su acceso protegido y restringido por usuario, facilita y simplifica las labores de mantenimiento y backup.
- Modularidad y Escalabilidad: el uso de cualquier herramienta de gestión no debe suponer nunca un freno al crecimiento o evolución de la empresa. Una buena solución ERP debe cubrir las necesidades actuales y disponer de módulos adicionales para ser desplegados o incorporados en cualquier momento.
- Adaptación a las necesidades reales: mediante una consultoría previa donde se definen los requerimientos y necesidades de la empresa, el ERP debe configurarse y adaptarse totalmente a ella.
- Mayor control y trazabilidad: cualquier interacción en el ERP queda registrada, permitiendo realizar un seguimiento exhaustivo o auditoría del dato, proceso o documento.
- Automatización de tareas: las tareas periódicas o repetitivas (informes, seguimientos, comunicaciones, reclamaciones, etc.) pueden automatizarse para reducir al mínimo la dedicación de recursos y centrarse en aquellas más productivas. El aumento de la eficiencia conseguida, la disminución de errores y la reducción de tareas, permiten disminuir los costes empresariales y ganar en competitividad.
Ventajas del ERP
No se trata de cambiar el estilo de trabajo de toda la vida, sino de agilizar eso mismo que hacíamos a mano; y tiempo ya sabes a qué es igual en el idioma empresarial.
El aguacero de ventajas es torrencial, a modo ilustrativo escogimos unas pocas para que puedas explicar a tus colegas de trabajo:
- El ahorro de tiempo que vimos en la idea anterior es directamente proporcional a una mejora en la eficacia de cada trabajador.
- Su uso es muy sencillo y fácil de entender.
- A mayor rapidez de trabajo, mejor opinión sobre la empresa y mayor volumen de pedidos.
- La inversión se recupera en unos meses.
- Sin un software ERP cada departamento de la empresa tendría su propio sistema que no se comunicaría con los demás. Esto provocaría ineficacia e incoherencias en los datos.
Desventajas de los sistemas ERP
Los inconvenientes de los sistemas ERP son mínimos: el coste del software de acuerdo al grado de personalización requerido, posterior soporte técnico y el traspaso de datos del antiguo sistema con el que se trabajaba.
El aprendizaje del sistema por parte de los empleados y la posible revisión de ciertos procesos para adecuarlos a las posibilidades de mayor eficiencia y control que ofrece el software.
Nada en comparación a las ventajas.
¿Cuáles son los mejores softwares ERP?
Los softwares ERP más conocidos son los de SAP, Oracle y Microsoft. Estos tres proveedores llevan largo tiempo en dicho campo y son los más usados entre las empresas que optan por este tipo de programas.
Sin embargo, la popularidad de un ERP no significa que sea el más adecuado para tu empresa, pues uno menos conocido puede incluir funciones que le resulten imprescindibles. Veamos algunas opciones:
- Oracle: compañía que ofrece un conjunto completo y totalmente integrado de aplicaciones en la nube, servicios de plataforma y sistemas de ingeniería.
- SAP: proveedor de sistemas ERP que ayudan a las empresas de todos los tamaños a gestionar sus procesos empresariales.
- Microsoft: empresa tecnológica que comercializa soluciones ERP a través de su producto Dynamics 365 Business Central.
- Infor: proveedor de software ERP que ofrece opciones basadas en la nube y on-premise.
- Sage: empresa que comercializa sus populares productos Sage X3 y Sage 200.
Un programa ERP puede, y debe, convertirse en la columna vertebral de nuestro negocio o empresa. La digitalización de los procesos estratégicos empresariales comprende una de las áreas fundamentales de la transformación socioeconómica mundial.
Apostando por sus prestaciones se pueden lograr superlativos resultados y arar el terreno para obtener una empresa más competitiva y flexible. Adaptarse a los clientes y no al revés es la gran promesa del sistema ERP.