Un briefing es la forma más efectiva de mantener una comunicación transparente y precisa entre un cliente y una agencia. Constituye un aspecto clave para el entendimiento entre las partes que realizan cualquier acuerdo de índole profesional.
A pesar de su importancia, muchos aún no saben qué es briefing, cuáles son sus clasificaciones, para qué sirve ni las claves para redactar un documento de estas características.
¿Te gustaría conocer qué es un briefing? Pues te invito a acomodarte y leer este artículo hasta el final para averiguarlo.
¿Qué es un briefing?
Brief viene del inglés y significa breve; eso es precisamente un briefing, un documento informativo breve y conciso.
Es un resumen acerca del estado de un proyecto o estrategia de marketing, incluye su desarrollo, planificación, ejecución, etc. Te permite comunicar con efectividad qué es tu marca y qué aporta de interés para los potenciales clientes.
Antes de empezar un proyecto, es importante que dejemos claro qué queremos lograr con él. Utilizar el briefing como herramienta de marketing, nos permitirá desarrollar luego las acciones del proyecto de una forma más organizada y efectiva, pues siempre tendremos en mente los objetivos a cumplir.
Tipos de Briefing
Existen diferentes tipos de briefing en función de sus objetivos, extensión, frecuencia, entre otros aspectos. A continuación, te describiré los principales y más usados.
Briefing diario
Forma parte de la reunión informativa donde se revisan las tareas críticas del día. Esta reunión debe ser corta y concisa, con el objetivo de que todo el mundo tenga claro cuál es su papel y las tareas que debe hacer.
Briefing informal
En la mayoría de los casos es una conversación rápida, una llamada o, en ocasiones, un email en la que se expongan los puntos más importantes sobre la tarea a realizar, o bien se puntualicen aspectos que antes no han sido mencionados.
Briefing formal
Un documento escrito donde se indican las pautas a seguir y objetivos a cumplir. Dentro de los briefings formales hay algunos más específicos utilizados por diferentes empresas para la definición de sus objetivos:
- Briefing de marketing: usado por agencias de marketing para trazar las acciones y estrategias. Lo toman como punto de partida y guía para el equipo de trabajo.
- Briefing publicitario: su objetivo es transmitir los datos de una campaña publicitaria (público objetivo, tono comunicacional, personalidad de la marca, fechas de lanzamiento, etc.)
- Briefing de negocio: se enfoca en los detalles de los productos o servicios que se pretenden lanzar o poner en el mercado en un futuro cercano.
- Briefing creativo: generalmente empleado por profesionales creativos o diseñadores que tienen que cumplir las expectativas de los clientes. De esta forma, tendrán una idea o guía para cumplir con las exigencias de su público meta.
- Contra-briefing: es cuándo los profesionales creativos reescriben el documento recibido con la meta de entender mejor los requisitos solicitados para lograr soluciones más eficaces. En ocasiones solo es un cambio de lenguaje, aunque a veces necesita modificaciones más profundas.
¿Cuáles son las ventajas de un Briefing?
Un briefing te permite tener más organización y una visión más clara acerca de tu compañía o cliente. Esto te permitirá que, al definir un anuncio o texto publicitario, tendrás acceso fácil a datos relevantes. De igual forma:
- Te ayuda a encontrar inspiración en las ideas que te transmite.
- Contribuye a la planificación de las actividades y cumplir con las expectativas del cliente.
- Permite aumentar la productividad.
Un Brief bien elaborado es un gran aliado en cuanto a estrategia de información. De lo contrario, podrías entrar en un laberinto de datos difícil de descifrar.
¿Qué es un briefing y cómo hacerlo?
Lo primero que debemos hacer es definir el tipo de briefing que necesitamos, dependiendo del cliente, estrategia u objetivo a perseguir. Una vez definido, hay una serie de especificaciones generales que todo briefing debe contener.
- Objetivos: dependen del tipo de proyecto, pero, por lo general, ayudan a entender las metas que quiere el cliente en relación con la inversión realizada.
- Presupuesto: es muy importante definir el presupuesto disponible para lograr lo deseado. La idea es ajustar el proyecto al presupuesto sin perder calidad en el servicio ofrecido.
- Marca: para trazar una estrategia adecuada es necesario entender la empresa, su proyección y su personalidad.
- Público objetivo: cada negocio tiene una audiencia específica, es por eso que debemos conocer a quién nos dirigimos y sus características sociales. Puede darse que una empresa no conozca su público objetivo, en cuyo caso te corresponde a ti preguntarte quién sería el cliente ideal para ellos.
- Contenido, documentación y alcance: aquí añadimos toda la información y documentación necesaria para desarrollar el proyecto. Con el fin de captar esta información puedes analizar el portafolio del cliente, así identificarás si puedes agregarle nuevas oportunidades de negocio.
- Estilo: se define el estilo comunicacional y de diseño. En caso de que el usuario no lo tenga identificado debes tener ejemplos para mostrarle y guiarlo.
- Objeciones: debes preguntarle al cliente aquello que desea evitar a toda costa que se relacione con su marca o producto. Tener esta información te ayudará a evitar problemas de marketing futuros.
- Fecha límite: se definen los plazos para cada etapa. Conoce las expectativas de tiempo que tiene, así como los plazos realistas y horarios precisos. Deja bien claro este punto que te ayudará a evitar malentendidos y disgustos.
Conclusión
De igual forma, debes tener en cuenta es a quién preguntarle, qué sujetos te brindan la información. Mientras más acceso y conocimientos sobre la compañía tenga esta persona, más calidad tendrán los datos que te transmitan.
En concreto, el briefing es un documento necesario para tener una mayor acercamiento y entendimiento entre cliente y proveedor. Es breve, claro y conciso; te ayuda a desarrollar tu marca y a facilitar el trabajo a realizar.
Desde Bigfoot Ecommerce, esperamos que este artículo te haya ayudado a conocer qué es un briefing. Con los consejos que te hemos dado ya tienes la base para comenzar a confeccionar uno para tus proyectos.